Какво е наредба за трудовата книжка и трудовия стаж и за какво служи
Ecovis | 5 Февруари 2025
Ако сте собственик на фирма, която наема служители, трябва да сте запознати с наредба за трудовата книжка и трудовия стаж. По този начин ще попълвате правилно нужните документи за назначаване и освобождаване на служители.
От друга страна, ако сте служител е добре да сте запознати с наредбата и правата ви, описани в нея. С тези знания ще можете да се защитите от неправомерно отношение от страна на работодателя.
В тази статия на Ecovis Bulgaria ще ви запознаем с наредба за трудовата книжка и трудовия стаж и нейното покритие. Ще разгледаме задълженията на работодател и служител спрямо попълването и съхранението на трудовата книжка.
Също така ще дадем повече информация как се изчислява трудов стаж и как трябва да се документира от счетоводител. Нека започваме!
Какво е наредба за трудовата книжка и трудовия стаж
Всеки един от нас си спомня първия си работен ден на ново работно място. Често вълнението е толкова голямо, че не можем да спим предходната нощ. Ставаме преди изгрева, за да се подготвим добре за големия ден и да отидем навреме на работа.
Искаме да направим добро впечатление, затова сме подготвили всички документи предварително. Най-често това са свидетелство за съдимост, медицинско свидетелство за постъпване на работа и трудова книжка.
Трудовата книжка е най-важната от тези три документа. Това е така, защото там ще се вписват всички ваши данни за настоящата и предходните работи. Представете си я като детайлна хронология на вашата кариера.
Тя проследява вашия път от първата ви работа, често сезонна или в университета, до момента, когато ще се пенсионирате. От информацията в нея се изчислява и трудовия ви стаж. Той играе основна роля при изчисляването на размера на пенсията.
Този факт я прави изключително ценна за всеки човек. А начините за попълване и съхранение са описани в наредба за трудовата книжка и трудовия стаж.
Отпадане на хартиената трудова книжка през 2026 г.
През последните пет години държавните институции започнаха дигитализация на част от административните процеси. Това е с цел улесняване модернизация на трудовите отношения в България и подобряването на обмена на информация между работодателите, НАП, НОИ и други държавни институции.
Първите дискусии за замяна на хартиените документи започват през 2021 г. Планира се трудовите книжки да се заменят с електронен трудов запис.
А през 2023 г. Се предприемат конкретни стъпки към изграждането на централен електронен регистър за трудовите отношения, управляван от НАП.
Този регистър ще съдържа всички данни за трудовия стаж на работниците, което елиминира необходимостта от трудова книжка като физически документ.
Финалният преход е етап е въвеждането на единния електронен трудов запис, който влиза в сила на 1 юни 2026 г., когато трудовата книжка окончателно се премахва.
Всеки ще има достъп до собствения си запис за справки. Работодателите ще виждат информация за трудовите договори, без достъп до размера на предишните възнаграждения.
Служителите, които сами съхраняват трудовите си книжки, трябва да ги предадат на работодателя си в периода 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. По този начин те ще бъдат оформени, а информацията дигитализирана.
Начини на попълване според наредба за трудовата книжка и трудовия стаж
Трудовата ви книжка винаги се издава от първото ви работно място. Мястото на издаване не е от значение при бъдещото попълване. Много са успешните бизнесмени, чиито първи книжки са издадени от заведение за бързо хранене или сезонна работа.
При издаването на трудовата книжка, работодателя вписва всички данни на служителя. След това се подпечатват с печата на предприятието и се подписват от упълномощено лице.
Ако за случайно направите грешка, не се притеснявайте. Допитайте се до вашия счетоводител или упълномощено лице и ги коригирайте. Нужен е само печат и подпис.
Освен личните данни на служителя, според наредба за трудовата книжка и трудовия стаж, в документа се попълват също шифровия номер на професията, квалификационното равнице, както и възнаграждението.
Събраните данни в трудовата книжка се използват за изчисляване на трудов стаж, затова е важно да бъдат попълнени правилно.
Попълване на трудовата книжка при напускане
Когато сбъднете своята мечта за стартиране на бизнес в България вие ще имате възможност да наемате работни за различни позиции във фирмата. Силният екип е важен за успеха на всяко начинание и често се сближавате с вашите подчинени на работа.
Но в даден момент някой от вашите служители ще иска да напусне фирмата. В такъв случай трябва да сте готови правилно да попълните неговата трудова книжка. При прекратяването на трудовите ви взаимоотношения със служител, вие трябва да впишете продължителността на трудовия му стаж в трудовата книжка. С други думи, описва се с думи и цифри колко време е работил за вас и на каква позиция.
Според законова наредба за трудовата книжка и трудовия стаж, предавате трудовата книжка на служител на последния му работен ден. Ако няма възможност той да присъства, може да я предадете на упълномощено лице или изпратите по пощата.
Често напускането и уволнението на работници може да доведе до правни проблеми. Нужни са бързи решения и доверен партньор! Доверете се на експертите на Ecovis Bulgaria! Ние предлагаме правни услуги и консултации за справянето с всякакви правни предизвикателства.
Съхранение на документи според наредба за трудовата книжка и трудовия стаж
Съгласно Кодекса на труда, трудовата книжка трябва да се съхранява при служителя. Но в практиката, това често не е така. Често работниците предпочитат книжката да се съхранява при работодателя. Това се случва само след писмено разрешение, подписано от двете страни.
По този начин промените се нанасят по-лесно, а шансът тя да се загуби от счетоводството на фирмата е минимален. Но все пак, какви са стъпките, които трябва да се предприемат при загубена или унищожена карта?
Издаване на нова трудова книжка при изгубване
Трудовата книжка е официален документ, който може да бъде преиздаден само от Инспекция по труда. Тя се издава веднъж, а всяка последваща е само продължение.
Но при определени ситуации се стига до унищожение или загуба на трудова книжка. Независимо дали вината е на работодателя или на работника, се следва предварително установена процедура за издаване на продължение:
- Загуба на трудова книжка по вина на работодателя. Ако работодателят е изгубил трудовата книжка, служителят подава декларация до инспекцията по труда. Работодателят, от своя страна, е задължен да предостави всички данни за трудовия стаж на служителя в срок до един месец. Инспекцията по труда въз основа на тези данни. Ако работодателят откаже да съдейства може да подлежи на санкции.
- Загуба на трудова книжка по вина на служителя. При загуба на книжка от страна на служителя, той трябва да събере удостоверения от всички предишни работодатели и да ги представи пред инспекцията по труда. Инспекцията проверява данните и издава нов трудова книжка.
Ако работодател откаже да предостави изискваните документи ще бъде санкциониран от трудовото законодателство.
Наредба за трудовия стаж
Всеки един от нас се е питал колко му е трудовия стаж. Знаем кога за първи път сме постъпили на работа и можем да изчислим колко време сме сумарно сме работили до този момент.
Ако работите на стандартен договор и работодателя вписва всичко в трудовата книжка, лесно може да изчислите вашия стаж.
От друга страна, ако работите почасово или на свободна професия, трудовия стаж се изчислява спрямо общия брой изработени и вписани дни.
Ecovis Bulgaria съветва всеки фрийлансър да избере данъчни услуги от доказани специалисти. По този начин ще получи експертна помощ за изчисляването на трудовия си стаж и избегне данъчни проблеми в бъдеще.