Кое лице е „ръководител” що се отнася до счетоводството?
Ecovis | 14 Януари 2025
Знаете ли кой носи отговорност за счетоводството на едно предприятие? Кой е ръководителят, за когото е споменато в Закона за счетоводството?
Или може би се интересувате какви са неговите задължения и дори какво се случва, ако се прекрати трудово, служебно или облигационно правоотношение с човека, който отговаря за счетоводството на един бизнес?
Ако управляваме бизнес, трябва да знаем точно кой е този човек и какво включва неговата работа - какви са отговорностите му и какво се случва при неизпълнението им. В следващите редове от тази статия на Ековис България ще разгледаме какво всъщност означава да си „ръководител“ в контекста на счетоводството.
Останете с нас, за да научите всичко, което трябва да знаете!
Що е то „ръководител“ според Закона за счетоводството?
В счетоводството терминът „ръководител“ има ясна дефиниция:
"Ръководител на предприятие" е лице или лица, които лично ръководят предприятието в качеството си на собственици, управители или упълномощени с договор, които носят отговорност за цялата икономическа дейност на предприятието пред собственика или собствениците – акционерите, съдружниците, пред местното самоуправление или пред държавата.
Според посоченото в Закона, ръководителят не е задължително счетоводител или финансов експерт. Въпреки това, той носи отговорност за това, че счетоводството се води правилно.
Това означава, че всички документи, отчети и финансови за писи трябва да са точни и да съответстват на закона.
ВАЖНА ПОДРОБНОСТ – дори ако наемем външен счетоводител или фирма за счетоводни услуги, данъчни услуги или одитни услуги Законът пак сочи ръководителя като крайно отговорно лице.
Специфики на работата на ръководителя в счетоводството
Когато говорим за ръководител във сферата на счетоводството, първото, което трябва да разберем, е, че тази роля не е само административна.
Какво имаме предвид? Ръководителят не е човекът, който само подписва документи. Той отговаря и за всички процеси в счетоводството и спазването на законите.
Според Закона на счетоводството:
Чл. 16. (1) Ръководителят на предприятието:
1. утвърждава индивидуалния сметкоплан на предприятието;
2. организира текущото счетоводно отчитане в съответствие с разпоредбите на този закон;
3. утвърждава формата на счетоводството, която осигурява синхронизирано осъществяване на хронологичното и систематичното (аналитично и синтетично) счетоводно отчитане;
4. отговаря за съставянето, съдържанието и публикуването на финансовите отчети и на годишните доклади, изисквани по този закон;
5. определя периодичността на финансовите отчети за нуждите на управлението на предприятието;
6. (доп. – ДВ, бр. 72 от 2024 г., в сила от 6.07.2024 г.) отговаря за извършването на независим финансов одит и ангажимент за изразяване на сигурност по устойчивостта от регистрирани одитори;
7. определя реда и начина за извършване на инвентаризация;
8. отговаря за съхраняването на счетоводната информация по реда и в сроковете по раздел III;
9. определя реда и движението на счетоводните документи от момента на тяхното създаване или получаване в предприятието до момента на унищожаването или предаването им съгласно този закон.
(2) (Доп. – ДВ, бр. 105 от 2023 г., в сила от 1.01.2024 г., изм., бр. 72 от 2024 г., в сила от 6.07.2024 г.) Ръководителят и членовете на управителния и надзорния орган на предприятието отговарят за съставянето и публикуването на годишните финансови отчети, консолидираните финансови отчети и годишните доклади по глава седма, както и за извършване на независим финансов одит и на ангажимент за изразяване на сигурност по устойчивостта от регистрирани одитори в съответствие с изискванията на този закон и съобразно правомощията им по Търговския закон.
Както споменахме малко по-горе, макар голяма част от тези отговорности да се поемат от счетоводителите, съгласно Закона те са задължения на ръководителя. Затова е важно да се работи с добър счетоводител. А за ръководителят остава да се запознае със задълженията, които се поемат от счетоводна къща (присъстват в договора) и кои не се.
Какво се случва, ако се прекрати трудово, служебно или облигационно правоотношение с ръководителя?
Като бизнес собственик или организация няма как да предвидите всяка ситуация. Някои ръководители напускат, други се пенсионират и трети биват служебно освобождавани.
Какво се случва със счетоводството и отговорността на ръководителя в този случай?
Според Закона за счетоводството:
Чл. 14. (1) При прекратяване на трудово, служебно или облигационно правоотношение с лице, което извършва текущо счетоводно отчитане и съставя финансови отчети, счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководителя на предприятието.
(2) Приемането и предаването по ал. 1 се извършват в присъствието на комисия по ред и начин, определени от ръководителя на предприятието.
(3) При прекратяване на трудовото, служебното или облигационното правоотношение на ръководителя на предприятието същият е длъжен да предаде на лице, определено от съответния компетентен орган на предприятието, цялата намираща се при него счетоводна и друга служебна документация.
Т.е. управителят трябва в изрично да определи, най-добре писмено, на кого, как и кога да се предаде документацията.
Ако този процес не бъде организиран правилно, бизнесът може да бъде изложен на сериозен риск. Неподаването на отчети или липсата на точни счетоводни данни може да доведе до глоби и други санкции.
Какво НЕ се допуска и какво се случва при неспазване на разпоредбите?
В Закона за счетоводството има ясни граници за това какво не се допуска, за да се гарантира точност, коректност, прозрачност и предоставянето на реални данни:
Чл. 9. Не се допуска:
1. отчитане на стопански операции в извънсчетоводни книги или регистри;
2. счетоводно отчитане на фиктивни или недостатъчно идентифицирани сделки, несъществуващи разходи, както и задължения с неточно определен предмет, извършено с цел подкупване на длъжностни лица или прикриване на подкуп.
Пренебрегването на тези правила може да доведе до сериозни глоби, административни наказания или дори наказателна отговорност. А според Закона:
Чл. 68. (1) (Изм. – ДВ, бр. 105 от 2023 г., в сила от 1.01.2024 г.) Ръководител, който наруши разпоредбата на чл. 9, се наказва с глоба от 5000 до 15 000 лв., а на предприятието се налага имуществена санкция в размер от 10 000 до 20 000 лв.
(2) При повторно нарушение по ал. 1 се налага глоба или имуществена санкция в двоен размер
Санкцията в чл. 68 е само за нарушения по чл. 9
За останалите нарушение се налагат другите разпоредби, които са посочени в Закона за счетоводството:
Чл. 77. (1) Който не изпълни друго задължение, произтичащо от този закон, се наказва с глоба в размер от 200 до 1000 лв., а на предприятието се налага имуществена санкция в размер от 300 до 2000 лв.
(2) При повторно нарушение по ал. 1 се налага глоба или имуществена санкция в двоен размер.
Важно е да отбележим, че отговорността не може да бъде прехвърлена. Дори ако счетоводителят направи грешка, ръководителят остава този, който отговаря пред органите на закона.
Ролята на ръководителя в счетоводството
Да бъдеш „ръководител“, когато става въпрос за счетоводство, не е просто фирмена роля – това е отговорност.
Законът за счетоводството ясно определя задълженията, а последствията при неспазване са сериозни.
Ако сте в позиция на ръководител, не бива да пренебрегвате важността на този пост.
С правилния подход и професионален екип можем да гарантираме, че всичко в счетоводството ни е под контрол. Так ще си спестим купища глоби, санкции и ще сме сигурни, че спазваме всички закони.